【上司が感動する報連相】飲み会の幹事を例に連絡の基本ルールを徹底解説

若手社員という理由だけで飲み会の幹事を任されたりするケースは少なくありません。しかし、幹事の連絡が上手くいかないと余計な混乱を招くことも。

この記事では飲み会幹事を例に、報連相のコツや基本を解説します。記事を参考にすることで、実際の仕事でも使える報連相の具体的なやり方がわかります。

飲み会幹事には報連相が重要な理由3選

飲み会幹事の役割は、単なる会場予約にとどまりません。参加者全員が安心して楽しめる環境を整えるには、報連相の徹底が不可欠です。理由は以下の3点。

情報の混乱を防ぐ

飲み会の日時、場所、目的を明確に伝えないと、参加者に不安や混乱を与えてしまいます。特に上司には、タイムリーで簡潔な情報共有が重要です。

上司からの信頼を得る

準備状況や進捗を適切に報告することで、「頼りになる幹事」として評価されるチャンスになります。

トラブルに柔軟に対応できる

予約の変更や参加者の急なキャンセルなどが起きた際、問題を報告し代替案を相談することで、上司や参加者に安心感を与えられます。

飲み会幹事が最初にやるべき準備

飲み会の幹事として成功するためには、最初の準備段階での報連相が重要です。準備不足が後のトラブルにつながるため、最初に以下のポイントを押さえて進めましょう。

参加者リストの作成

誰が参加対象なのかを明確にし、上司やチームメンバーと確認を取ります。「〇〇さんは参加されますか？」「全員のスケジュールを揃えますか？」といった確認が最初の一歩です。

候補日の提案

飲み会の日程は、複数の候補を挙げて調整するのが基本です。「〇月〇日または〇月〇日のどちらがご都合よろしいですか？」と具体的な選択肢を提示するとスムーズです。

会場選びと目的の確認

会場の候補をリストアップし、「新年会」「歓迎会」など会の趣旨に合った場所を提案します。特に上司には「〇〇の会として計画中ですが、ご意見をいただけますか？」と相談すると良いでしょう。

飲み会の報連相で役に立つ5W1Hの使い方

飲み会の連絡をわかりやすくするには、5W1Hを活用して情報を整理することが効果的。このフレームワークを使えば、参加者が必要な情報をスムーズに理解でき、上司にも「できる幹事」として評価されます。

情報伝達の際には以下の要素を盛り込んで発信しましょう。

Who（誰が）	幹事や参加者を明確に伝えます。「営業部全員が参加予定ですが、田中部長もご出席いただけますでしょうか？」など、対象を特定することが大切です。
What（何を）	飲み会の目的や内容を具体的に示します。「新人歓迎会として、〇〇さんをお迎えする場を設けたいと考えています。」と伝えることで趣旨が伝わります。
When（いつ）	日時を正確に記載します。「〇月〇日（金）の19時スタートを予定しています。」
Where（どこで）	会場の場所やアクセス情報を補足します。「新宿駅から徒歩5分の『和食〇〇』を予約予定です。」
Why（なぜ）	飲み会の開催理由を説明します。「チーム全体の親睦を深める目的です。」
How（どうやって）	出欠確認や今後の連絡方法を明記します。「出欠について〇月〇日までにご返信いただければ助かります。」

5W1Hを基にした連絡は、情報の抜け漏れを防ぎ、参加者全員に安心感を与える効果があります。
≫5W1Hを活用した報連相マニュアル

飲み会連絡で上司に伝えるポイント3選

飲み会の幹事を務める際、上司への連絡は特に重要です。上司が必要とする情報を的確に伝えることで、スムーズな準備と信頼構築が可能に。ここでは、上司に伝えるべき3つのポイントを解説します。

タイミング

連絡は早めを心がけましょう。参加の可否やスケジュール調整ができるように、飲み会の計画が決まり次第、すぐに上司に連絡を取ります。

簡潔さ

上司は多忙なため、連絡内容は簡潔でわかりやすいことが基本です。

感謝の言葉

「お忙しいところ恐縮ですが」や「ご都合がつくようでしたらぜひ」といった感謝や配慮の言葉を添えると、上司への印象が大きく変わります。

飲み会の日時と場所の伝達は細心の注意を払うべき

飲み会の日時や場所の伝え方次第で、上司の印象が大きく変わります。正確かつ丁寧に情報を伝えることで、上司に「気が利く幹事」と思われるポイントを押さえましょう。

日時は詳細に明記する

「〇月〇日（金）19:00スタート」というように、日付、曜日、時間を具体的に記載します。特に上司はスケジュールを調整する必要があるため、早めに連絡し、リマインダーを送ると親切です。

場所の詳細を添える

会場名に加え、住所やアクセス情報、目印を伝えると、上司が迷わず到着できます。

補足情報で安心感を与える

飲み会の目的や所要時間も伝えると、上司の予定が立てやすくなります。「新人歓迎会で約2時間を予定しています」と補足すれば、参加のイメージがしやすくなります。

上司への気遣いが伝わる連絡マナーとは

飲み会の幹事を務める際、上司への連絡には特別な配慮が必要です。連絡内容や言葉遣いに気を配ることで、上司に好印象を与えるだけでなく、信頼を築くきっかけにも。以下のマナーを押さえて、気遣いが伝わる連絡を心がけましょう。

丁寧な言葉遣いを意識する

上司に連絡する際は、敬語や丁寧な表現を使いましょう。

簡潔かつ正確に伝える

多忙な上司に長文で連絡するのは避け、必要な情報を簡潔にまとめます。

お礼を忘れない

連絡の際や飲み会終了後には、感謝の言葉を添えます。「ご多忙の中、ご参加いただきありがとうございました。」といったお礼の一言が、上司への印象をさらに良くします。

トラブル発生時の報連相で上司の信頼を得る方法

飲み会の幹事を務める際、予期せぬトラブルはつきものです。会場の予約ミス、参加者の急なキャンセル、天候不良など、問題が起きたときこそ報連相が試されます。

問題を迅速に報告する

トラブルが発生したら、まずは「何が」「なぜ」起きたのかを明確にし、早急に上司へ報告します。

代替案を提案する

報告だけで終わらず、解決策を提示することが重要です。代替案が何もない報告は「仕事ができない人」と思われかねません。

冷静かつ誠実に相談する

トラブルが大きい場合は、上司に相談して判断を仰ぎます。「この場合、会の延期も検討すべきでしょうか？」など、相手の意見を求める姿勢が信頼を深めます。

飲み会終了後のフォローアップで信頼を深める方法

飲み会の成功は当日の段取りだけでなく、終了後のフォローアップにも大きく左右されます。幹事としての評価を高め、上司や参加者との信頼関係を深めるためには、丁寧なフォローが欠かせません。以下のポイントを押さえて、好印象を残しましょう。

上司へのお礼の連絡

飲み会終了後、まずは上司に感謝の意を伝える連絡を行います。

参加者全員へのフォロー

参加者には、「本日はありがとうございました。またよろしくお願いします！」といった簡単なメッセージを送ります。これにより、幹事としての気配りを示すことができます。

反省点や改善点の振り返り

次回の幹事をよりスムーズに進めるために、今回の反省点や改善点をメモに残しておきましょう。トラブル対応や準備の流れを振り返ることで、次回はさらに信頼を得られる幹事として活躍できます。

飲み会幹事は報連相スキルを学ぶビッグチャンス

飲み会の幹事を完璧にこなすことができれば、報連相スキルの基本は完璧と言って良いでしょう。

参加者にとって分かりやすく、抜け漏れのない連絡や飲み会後のフォローアップは実際の仕事でも応用可能。「たかが飲み会の幹事」などと侮ることなく取り組む価値があります。

以上のポイントを押さえれば、上司や同僚からの信頼も集めることができるでしょう。