- 報告がわかりにくいと上司に怒られる…
- サクッと上司に報連相ができるテンプレートはないかな？
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報連相スキルが低いとチームでの仕事がうまく連携できません。ポイントを押さえていない報連相はストレスが溜まりがち。
この記事では5W1Hを活用した報連相のやり方や例文を解説しています。この記事を参考にすると、上司やメンバーから信頼される報連相ができるようになります。
即実践できる報連相の改善方法は【保存版】上司との関係が劇的に良くなる！報連相の重要性を徹底解説【すぐに実践可能】で解説しています。報連相はチームで仕事をする上での最重要スキルですので、ぜひご一読ください。
5W1Hとは情報を整理するためのフレームワーク
5W1Hは、情報を整理し、わかりやすく伝えるためのフレームワークとして広く活用されています。
- Who（誰が）
- What（何を）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Why（なぜ）
- How（どうやって）
上記6つの要素で構成されており、特に職場でのコミュニケーションや問題解決において重要な役割を果たします。このフレームワークを使うことで、情報の抜け漏れを防ぎ、相手が効率的に状況を理解できるでしょう。
7W3Hとは
上記に加えて「Whom（誰に）」「Which（どれ）」「How much（いくつ）」「How many（いくら）」を入れることで7W3Hとすることも。必要に応じで使うべきですが、基本的には5W1Hを押さえておけば問題ありません。
Who（誰が）
「誰が関わっているのか」「誰が責任を持つのか」を明確にする要素。情報の主体を伝えることで、責任の所在や関係者の役割を把握しやすくなります。
「プロジェクトを進めているのは誰か」「問題の影響を受けているのは誰か」を具体的に伝えることで、次の行動がスムーズに進みます。
What（何を）
「何が起きたのか」「何をするのか」といった情報の内容を伝える要素。これが最も基本的な情報であり、相手が状況を理解するうえで中心的な役割を果たします。
「提案資料を作成する」「システムトラブルが発生した」といった具体的な内容を簡潔に伝えることが重要です。
When（いつ）
「いつその出来事が起きたのか」「いつまでに実施するのか」を明確にする要素。タイムラインを示すことで、相手が計画や判断をしやすくなります。
「締め切りが3月20日」「問題が発生したのが10時頃」といった具体的な日時を伝えることで、適切なスケジュール調整が可能になります。
Where（どこで）
「どこでその出来事が起きたのか」「どこに関係する情報があるのか」を明確にする要素。場所や環境を特定することで、問題の解決や次の行動が取りやすくなります。
「エラーが発生したのは倉庫内のシステム」「資料は共有フォルダに保存済み」といった具体的な場所を伝えることで、効率的な対応が可能になります。
Why（なぜ）
「なぜその状況が起きたのか」「なぜその行動が必要なのか」を説明する要素。理由や背景を伝えることで、相手が納得感を持ちながら対応できます。
「データ提供が遅れたため進捗が遅れた」「クライアントの要望に応えるために提案を変更した」といった背景を明確にすることで、理解が深まります。
How（どうやって）
「どうやって行動するのか」「どうやって解決するのか」といった手段やプロセスを示す要素。これにより、相手が次の行動を具体的にイメージしやすくなります。
「データを基に提案を作成する」「手動対応で処理を進める」といった方法を明示することで、効率的な行動が可能になります。
5W1Hを意識した良い例と意識しなかった悪い例
報連相を効果的に行うためには、5W1Hを意識することが不可欠。しかし、これを怠ると、相手に情報が正確に伝わらず、誤解や混乱を引き起こす原因にも。
ここからは、5W1Hを意識した「良い例」と、意識しなかった「悪い例」を比較してみます。
ケース1:プロジェクト進捗の報告
資料作成が少し遅れています。でも何とか間に合わせます。
上記のような報告は悪い例。問題点は以下の通りです。
- 誰が（Who）遅れているのかが不明
- 具体的な進捗状況（What）がわからない
- いつ（When）までに完了する予定なのか不明確
- 遅延の理由（Why）や解決策（How）が示されていない
5W1Hを意識した進捗報告
現在、私が担当している提案資料の作成が、想定より2日遅れています（What, Who）。理由は、外部からのデータ提供が遅れたためです（Why）。このデータが3月15日に届く予定のため、資料完成は3月17日になります（When, How）。その間に可能な部分を先行して進めています（How）。
5W1Hを意識すると、状況を具体的かつ簡潔に伝えることが可能。さらに上司は現状を正確に理解でき、適切な指示を出しやすくなります。
ケース2:問題発生時の相談
システムが動かなくなりました。どうしましょう？
上記のような相談は悪い例。問題点は以下の通りです。
- 問題の詳細（What）が不明
- 誰が影響を受けているのか（Who）がわからない
- いつから問題が発生しているのか（When）が伝えられていない
- なぜ（Why）システムが動かないのか、原因が不明
- 解決に向けた行動（How）が全く提案されていない
5W1Hを意識した相談
本日10時頃から（When）、営業部が使用している在庫管理システムが停止しています（What, Who）。原因は、サーバーの通信エラーと判明しました（Why）。現在、サポートチームに復旧を依頼していますが、復旧までに2時間ほどかかる見込みです（How）。その間、手動で対応できる範囲で在庫管理を進めています（How）。
5W1Hを意識することで、問題の発生状況が明確で、相手が迅速に状況を把握できます。さらに解決に向けた具体的な行動が示されており、安心感を与えられるでしょう。
ケース3:成果物の提出連絡
資料ができました。確認お願いします。
上記のような提出連絡は悪い例。問題点は以下の通りです。
- どの資料なのか（What）が不明
- いつ確認が必要なのか（When）が示されていない
- どこに資料が保存されているのか（Where）が伝えられていない
5W1Hを意識した提出連絡
次回のクライアントミーティング用の提案資料が完成しました（What）。資料は社内の共有フォルダ『営業案件/提案資料』に保存しています（Where）。会議前日の3月20日までにご確認いただければ幸いです（When）。
5W1Hを意識することで、相手が必要な情報を一目で把握でき、効率的に対応できます。さらに具体的な保存場所（Where）や期限（When）を明示することで、相手の負担を軽減しています。
上司が感動する5W1Hを意識した報連相
報連相において5W1Hを意識することは、単に情報を正確に伝えるだけでなく、相手に信頼感や安心感を与えるコミュニケーションが可能に。ここでは、5W1Hを効果的に活用し、上司が「感動」する報連相を行うためのポイントをまとめます。
- 必要な要素を取捨選択する
- 結論ファーストで伝える
- 情報の優先順位を明確にする
- ビジュアルで補足する
- 上司に合わせた柔軟なスタイルを心がける
必要な要素を取捨選択する
5W1Hをすべて盛り込む必要はありません。相手が求めている情報や状況に応じて、伝えるべき要素を取捨選択しましょう。
進捗報告の場合は「What（何を）」「When（いつ）」が中心となり、問題発生時には「Why（なぜ）」や「How（どうやって）」の比重が高まります。状況に応じた柔軟な対応が、上司の信頼を得るポイントです。
結論ファーストで伝える
上司が最も重視するのは「結論」です。報連相では、まず結論を伝え、その後に5W1Hの要素で補足する形をとりましょう。
例えば、「プレゼン資料の準備が完了しました。現在、共有フォルダに保存してあります」という形で簡潔に要点を伝えることで、相手が迅速に理解できます。
情報の優先順位を明確にする
上司が感動する報連相の秘訣は、情報の優先順位を考えることです。優先順位が考えられていないと、聞き手側が情報の整理をしなくてはならないため、コミュニケーションに余計な労力を使います。
緊急性の高い「When（いつ）」や重要性の高い「Why（なぜ）」を先に伝えることで、相手がすぐに判断できるようになります。逆に、細かな「How（どうやって）」などの詳細は必要に応じて後から補足しましょう。
ビジュアルで補足する
文章だけで伝わりにくい場合には、資料やグラフなどのビジュアル要素を活用すると効果的です。
「営業データを説明する際に、売上の推移をグラフ化した資料を添付する」など、視覚的に伝える工夫をすることで、情報がさらにわかりやすくなります。
社内の報連相であれば、凝ったデザインにする必要はありません。
上司に合わせた柔軟なスタイルを心がける
上司によって好むコミュニケーションスタイルは異なります。普段の会話から上司の性格などをチェックしておきましょう。
簡潔な報告を好む上司には要点を重視し、詳細を求める上司には丁寧に背景を説明するなど、相手に合わせた柔軟な対応を心がけましょう。
上司が求めている情報を正確に提供できる部下は、信頼されやすくなります。
5W1Hを意識するメリット3選
5W1Hを意識して情報を伝えることは、職場でのコミュニケーションや業務の効率化に大きなメリットをもたらします。単なる情報伝達の手段としてだけでなく、意思疎通を円滑にし、仕事の成果を最大化するための重要なフレームワークです。
ここでは、5W1Hを意識することによるメリットを3つご紹介します。
- 情報の整理ができ、誤解を防げる
- 迅速かつ適切な意思決定ができる
- 情報の整理ができ、誤解を防げる
情報の整理ができ、誤解を防げる
5W1Hを意識することで、情報が整理され、必要な要素が抜け漏れなく伝わるようになります。「誰が」「何を」「いつ」「どこで」「なぜ」「どうやって」という具体的な質問に基づいて情報を提供することで、相手は状況を把握しやすくなり、誤解や混乱を防ぐことが可能に。
コミュニケーションがスムーズに
プロジェクトの進捗を報告する際、何の進捗なのか、なぜ遅れているのか、どのくらいの遅れが生じているのかを明確に伝えることで、上司や同僚は次に取るべき対応がイメージしやすくなります。情報が整理されていると、相手に不安や疑問を抱かせることなく、スムーズに伝わります。
迅速かつ適切な意思決定ができる
情報が整理されていると、相手は状況を正確に把握したうえで迅速に判断を下すことができます。5W1Hを使えば、状況説明が簡潔でわかりやすくなるため、意思決定を行う際の混乱を減らすことができます。
問題が発生した場合、「なぜ問題が発生したのか」「いつ発生したのか」「どのように対処する予定なのか」を5W1Hに基づいて報告すれば、上司や同僚は必要な対応を素早く判断しやすくなります。
業務の進行がスムーズになり、素早く適切な対応ができるようになります。
信頼関係の構築につながる
5W1Hを意識して情報を伝えることで、相手に対して自分がしっかりと状況を把握していることを示すことができます。情報が整理され、詳細に伝えられていると、相手は安心感を抱き、信頼を寄せてくれるようになります。
上司に対して報告を行う際、進捗状況や問題点、対応策を5W1Hに基づいて明確に伝えることで、上司は自分に対する信頼を高めてくれます。また、相談する際にも、問題が発生した経緯や解決策をきちんと説明することで、相手からの信頼を得やすくなります。
信頼を築くことは、円滑なコミュニケーションが可能になり、より良い職場環境を作ることに繋がります。
5W1Hのデメリット3選
5W1Hは、情報を整理し正確に伝えるための強力なフレームワークですが、使い方を誤るとデメリットが発生することがあります。ここでは、5W1Hを使用する際に注意したい3つのデメリットを解説します。
- 情報量が増えすぎて相手に負担をかける
- 形式的になりすぎる
- 時間がかかる場合がある
情報量が増えすぎて相手に負担をかける
5W1Hをすべて網羅しようとすると、伝える情報が膨大になり、相手に負担を与えてしまうことがあります。特に、細かい背景や詳細を過剰に説明することで、相手が本当に知りたい要点が埋もれてしまい、混乱を招く可能性も。
HowとWhyは取り扱い注意
進捗状況を報告する際に、必要以上に「どうやって（How）」や「なぜ（Why）」を詳しく話すと、上司が重要な部分を理解しづらくなります。特に忙しい相手には、情報量の多さがかえってマイナスに働くことも。
5W1Hの中でも、状況や相手が求めている要素に絞って情報を伝えるようにしましょう。
「結論→理由→詳細」の順番で話すと、要点が伝わりやすくなります。
形式的になりすぎる
5W1Hを意識するあまり、内容が機械的・形式的になり、相手に伝わりにくくなることも。相手の感情や状況に配慮せずに情報を一方的に伝えると、「冷たい」「共感がない」と感じさせてしまう可能性があります。
トラブル解決には人間味も必要
トラブルの報告や相談では、相手に緊急性や誠実さを伝えることが重要です。単に「原因は〇〇で、解決策は〇〇です」と述べるだけでは、人間味が欠けてしまい、相手が納得しにくくなることもあります。
5W1Hをベースにしつつも、相手の反応を確認しながら柔軟に補足や説明を加えましょう。
感謝や共感の言葉を添えることで、温かみのあるコミュニケーションが実現します。
時間がかかる場合がある
5W1Hを丁寧に準備しようとすると、情報を整理するのに時間がかかり、報連相のスピードが遅れることがあります。緊急時や迅速な対応が求められる場面では、すべての要素を整理する余裕がないため、かえって行動が遅れて状況が悪化するケースも。
状況に応じて適切な判断を
トラブルが発生した際に、全ての5W1Hを詳細に考えようとすると、その間に状況が悪化してしまうリスクがあります。タイムリーな報連相が求められる職場では、この点がデメリットとなり得ます。
緊急時には、重要な要素（What・When・Whyなど）に優先順位をつけ、必要最低限の情報を迅速に伝えることを心がけましょう。
詳細は後から補足する形で対応することが効果的です。
5W1Hを活用した報連相のテンプレート
報連相を効率よく行うためには、5W1Hを活用したテンプレートを使うと便利です。報告、連絡、相談の3つの場面に分けて、5W1Hを活用したテンプレートをご紹介します。
報告のテンプレート
次の順番で要素をまとめていきましょう。
- Who（誰が）: 報告する人物や関係者を明示する（例：「私と営業部の田中さんが担当しています」）
- What（何を）: 報告の内容や進捗状況を具体的に伝える（例：「企画書が80％完成しました」）
- When（いつ）: いつの状況か、または締め切り日などを明示する（例：「3月15日までに完成予定です」）
- Where（どこで）: 必要に応じて、関連する場所やデータの保管場所を伝える（例：「資料は共有ドライブに保存済みです」）
- Why（なぜ）: 背景や目的を説明する（例：「クライアントとの打ち合わせで使用します」）
- How（どうやって）: 進め方や解決策を共有する（例：「次に図表の作成を行います」）
報告テンプレートの活用例
私と田中さんが担当している企画書の進捗を報告します。現在、80％が完成しており、3月15日までに全て仕上げる予定です。資料は共有ドライブに保存済みで、次に図表の作成を進めます。クライアントとの打ち合わせで使用する予定です。
連絡のテンプレート例
次の順番で要素をまとめていきましょう。
- Who（誰が）: 連絡の対象や関係者を明確にする（例：「営業チーム全員が対象です」）
- What（何を）: 伝えたい事実や変更点を具体的に伝える（例：「来週の会議の日程が変更になりました」）
- When（いつ）: 新しい日程や時間を明確にする（例：「会議は3月10日の10時に開催されます」）
- Where（どこで）: 場所や手段を具体的に示す（例：「会議室Aで行います」）
- Why（なぜ）: 変更の理由を簡潔に説明する（例：「クライアント対応のスケジュール変更に伴うものです」）
- How（どうやって）: 必要な対応や次のステップを伝える（例：「事前に資料を共有します」）
連絡テンプレートの活用例
営業チーム全員に連絡です。来週の会議の日程が変更になり、3月10日の10時に会議室Aで行うことになりました。変更の理由はクライアント対応のスケジュール変更に伴うものです。事前に資料を共有しますので、ご確認をお願いします。
相談のテンプレート
次の順番で要素をまとめていきましょう。
- Who（誰が）: 問題の影響を受けている人物や関係者を明示する（例：「私とサポートチームが対応しています」）
- What（何を）: 相談内容や問題点を具体的に伝える（例：「システムの不具合が発生しています」）
- When（いつ）: 問題が発生した時間や期限を明確にする（例：「今朝9時から動作が停止しています」）
- Where（どこで）: 問題が発生している場所や範囲を伝える（例：「在庫管理システムのデータベース部分です」）
- Why（なぜ）: 問題が発生した原因を説明する（例：「サーバーエラーが原因と考えられます」）
- How（どうやって）: 対策やサポートを求める方法を提示する（例：「外部業者に復旧を依頼する予定です」）
相談テンプレートの活用例
相談です。今朝9時から在庫管理システムのデータベース部分で動作が停止しています。サーバーエラーが原因と考えられ、現在私とサポートチームが対応中です。ただ、復旧に時間がかかる可能性があるため、外部業者への依頼を検討しています。ご判断をお願いできますでしょうか？
5W1Hで上司に好かれる報連相
5W1H（Who/What/When/Where/Why/How）は、報連相を効果的に行うためのフレームワークです。これを活用することで、上司にわかりやすく情報を伝えられ、信頼や好感を得られます。
5W1Hを活用した報連相のポイントは以下の通り。
- Who（誰が）/What（何を）: 担当者や内容を明確に伝える
- When（いつ）/Where（どこで）: タイミングや場所を具体的に説明
- Why（なぜ）/How（どうやって）: 背景や解決策を簡潔に補足
「情報を詰め込みすぎず、必要な内容に絞る」「形式的にならないよう、相手の状況に配慮する」といった注意点を忘れてはいけません。
5W1Hを使った報連相で「的確さ」と「信頼感」をアピールし、上司とのコミュニケーションをスムーズにしましょう。
